Comment trouver vos habitudes Keystone pour changer votre vie


Le procès-verbal est un compte rendu écrit d'une réunion du conseil d'administration, de l'entreprise ou de l'organisation. Les procès-verbaux des réunions sont considérés comme des documents juridiques. Par conséquent, lorsque vous les rédigez, veillez à la clarté et à la cohérence du ton.

Les procès-verbaux étant un enregistrement permanent de la réunion, veillez à les relire bien avant de les envoyer. C'est une bonne idée de les faire suivre par un superviseur ou un participant expérimenté pour vous assurer que les déclarations et les informations sont correctement enregistrées.

Les meilleurs preneurs de procès-verbaux sont des auditeurs attentifs, des dactylographes rapides et sont suffisamment familiarisés avec les sujets et les participants à la réunion. Le preneur de notes doit avoir une connaissance suffisante du sujet pour pouvoir séparer les points importants du bruit lors de discussions qui peuvent être longues et longues. Et, chose importante, le preneur de notes ne doit pas simultanément diriger et prendre des notes. (Si vous êtes invité à le faire, refusez.)

Vous trouverez ci-dessous des conseils pas à pas pour rédiger efficacement les comptes rendus de réunion:

1. Développer un agenda

Travaillez avec le président ou le président du conseil pour élaborer un ordre du jour détaillé.

Les réunions se tiennent pour une raison et les problèmes à traiter et à résoudre doivent être répertoriés pour alerter les participants. Travaillez avec l’organisateur pour élaborer un ordre du jour qui attribue des temps à chaque sujet pour que la réunion continue et pour que le groupe dispose de suffisamment de temps pour examiner tous les points.

L'ordre du jour vous servira de modèle pour le procès-verbal de la réunion. Veillez à ce que les en-têtes de procès-verbaux soient cohérents avec les sujets à l’ordre du jour pour assurer la continuité

2. Suivre un modèle des minutes précédentes

Si vous êtes nouveau dans un conseil d'administration ou une organisation et que vous rédigez un procès-verbal pour la première fois, demandez à consulter le procès-verbal de la réunion précédente afin de pouvoir conserver le même format.

Généralement, le nom de l'organisation ou le nom du groupe en réunion va en haut: «Réunion du conseil d’administration de XYZ», avec la date sur la ligne suivante. Après la date, indiquez à la fois l'heure de la réunion et l'heure de la fin de la réunion.

La plupart des groupes qui se rencontrent le font régulièrement, avec des points à l’ordre du jour à chaque réunion. Certains groupes incluent à la fin des minutes un en-tête Prochaines étapes qui répertorie les projets à suivre et attribue les responsabilités.

Un modèle d’une réunion précédente vous aidera également à déterminer si le groupe enregistre ou non un quorum, et d’autres éléments spécifiques au compte rendu de la réunion de l’organisation.

3. Record de présence

Dans la plupart des conseils, le secrétaire du conseil est chargé de rédiger les procès-verbaux des réunions. Lors des réunions d’organisation, le compte rendu peut être un coordinateur de projet ou l’assistant d’un responsable ou d’un PDG. Il doit arriver quelques minutes avant le début de la réunion et distribuer une feuille de présence avec le nom de tous les membres et leurs coordonnées.

Les participants à la réunion devront cocher leur nom et apporter des modifications à toute modification de leurs informations. Cela vous aidera en tant que document de sauvegarde des participants et garantira que les informations sont transmises aux adresses électroniques les plus récentes.

Tous les noms des participants doivent figurer directement sous le nom et la date de la réunion, sous un sous-titre «Présenter». Indiquez les noms et prénoms de tous les participants, ainsi que leur titre ou affiliation, séparés par une virgule ou un point-virgule.

Si un membre du conseil ne peut pas assister à la réunion, citez son nom après la phrase: "Copié vers:" Il peut y avoir d’autres désignations dans la liste des participants. Par exemple, si plusieurs des participants à la réunion sont des membres du personnel alors que tout le monde est bénévole, vous pouvez écrire (Personnel) après chaque membre du personnel.

En règle générale, les participants sont classés par ordre alphabétique de leur nom de famille. Cependant, dans certaines organisations, il est recommandé de répertorier d’abord les dirigeants du conseil d’administration. Dans ce cas, le président ou les coprésidents seraient énumérés en premier, suivis du vice-président, suivis du secrétaire, puis du trésorier. Ensuite, tous les autres noms des participants seront classés par nom de famille.

Il est également courant de noter si un participant a rejoint la réunion par conférence téléphonique. Ceci peut être indiqué en écrivant «Par téléphone» et en énumérant les participants qui ont appelé.

4. Convention de nommage

En règle générale, la première fois que quelqu'un prend la parole lors de la réunion inclut son nom et souvent son titre.

Par exemple, «Le président du conseil d’administration de XYZ, Roger McGowan, a ouvert la séance.» La prochaine fois que Roger McGowan prendra la parole, vous pourrez simplement le nommer «Roger». S'il y a deux Rogers, utilisez une initiale pour leurs noms de famille pour séparer les deux. «Roger M. a appelé à un vote. Roger T. s'est abstenu.

5. Quoi et ce qu'il ne faut pas inclure

Selon la nature de la réunion, cela peut durer de une à plusieurs heures. Les participants seront invités à examiner puis à approuver les procès-verbaux de la réunion. Par conséquent, vous ne souhaitez pas que le procès-verbal soit étendu à un document volumineux.

Capturer tout ce que les gens disent mot à mot est non seulement inutile, mais ennuyeux pour les relecteurs.

Au final, pour chaque point de l’ordre du jour, vous souhaitez résumer uniquement les points pertinents de la discussion ainsi que les décisions prises. Après la réunion, rédigez vos notes, en supprimant les arguments circulaires ou répétitifs et en ne laissant que les points pertinents.

6. Maintenir un ton neutre

Le procès-verbal est un document juridique. Ils permettent d’établir un historique des activités d’une organisation. Il est essentiel de maintenir un ton uniforme et professionnel. Ne mettez jamais de langage incendiaire dans les procès-verbaux, même si le langage de la réunion devient échauffé.

Vous voulez enregistrer l'essentiel de la discussion de manière objective, ce qui signifie que vous devez mentionner les points clés abordés sans attribuer le blâme. Par exemple, "Le personnel a répondu aux questions des membres du conseil concernant le professionnalisme du fournisseur."

Imaginez un avocat dans dix ans lisant le procès-verbal pour trouver des preuves d'actes répréhensibles potentiels. Vous ne voudriez pas d'un embellissement sous la forme d'un adverbe coloré ou d'un coup de tête pour assombrir un compte rendu de ce qui s'est passé. Voici une liste de mots neutres pour commencer.

7. Enregistrer les votes

Le principal objectif des procès-verbaux est d’enregistrer les votes d’un conseil d’administration ou d’une organisation. Une tenue de registres solide nécessite de préciser quel participant a présenté une motion – et ce que la motion énonce textuellement – et quel participant a appuyé la motion.

Par exemple, «la vice-présidente Cindy Jacobsen a proposé de consacrer 50% du produit de la donation de la ZZZ Foundation au fonds de bourses d'études de la CCC. Le président Roger McGowan a appuyé la motion.

Cette tabulation de vote devrait également être exprimée en langage neutre. "Le conseil a voté à l'unanimité pour modifier la charte de la manière suivante", ou "La décision de fournir 1 000 dollars à l'effort de plantation d'arbres a été votée à 4 contre 1, avec l'opposition du président du conseil d'administration, McGowan. ”

La plupart des conseils tentent de faire adopter un vote à l'unanimité. Parfois, pour aider le conseil à atteindre un résultat plus cohérent, un membre du conseil peut s'abstenir de voter. "La motion a été adoptée par 17 voix contre une avec une absension."

8. Notes après la réunion

Après la réunion, parcourez vos notes pendant que toutes les discussions restent fraîches dans votre esprit et apportez les modifications nécessaires. Ensuite, réduisez le compte-rendu de la réunion à l'essentiel en fournissant un bref compte-rendu de la discussion qui résume les arguments avancés pour et contre une décision.

Les gens parlent souvent de manière familière ou dans des expressions idiomatiques, comme dans: "Ce n'est même pas dans le stade" ou "Vous commencez à ressembler à un disque brisé." Alors que vous pourriez être tenté de garder la langue exacte dans les minutes à ajouter couleur, résiste.

De plus, si des présentations font partie de la réunion, n'incluez pas les informations de Powerpoint dans le procès-verbal. Cependant, vous voudrez enregistrer les points clés de la discussion après la présentation.

9. Relisez avec soin

Assurez-vous que tous les noms sont épelés correctement, que la date de la réunion est correcte et que votre procès-verbal est lu clairement.

Épelez les acronymes lors de leur première utilisation. N'oubliez pas que les notes peuvent être revues par d'autres personnes pour qui les acronymes sont inconnus. Restez cohérent dans les titres, la ponctuation et la mise en forme. Le procès-verbal doit être poli et professionnel.

10. Distribuer largement

Une fois approuvé, envoyez les procès-verbaux par e-mail à l'ensemble du conseil – pas seulement aux participants – pour examen. Vos procès-verbaux aideront à tenir les absents informés des actions et décisions importantes.

Au début de la prochaine réunion, demandez l’approbation du procès-verbal. Notez toutes les révisions. Essayez de définir les modifications convenues lors de la réunion, de manière à ne pas consacrer beaucoup de temps à la révision.

Demander une motion pour approuver le procès-verbal avec les modifications convenues. Une fois qu'un participant présente une motion, demandez à une autre personne de la réunion de «seconder» la motion. Ils disent, "Tous approuvés." Demandez toujours s'il y a quelqu'un qui n'approuve pas. En supposant que non, alors dites: «Le procès-verbal de notre dernière réunion est approuvé une fois que les modifications convenues ont été apportées.»

11. Fichier méticuleusement

Étant donné que les procès-verbaux sont des documents légaux, prenez soin de les classer. Assurez-vous que le nom de fichier du document est cohérent avec les noms de fichier des minutes précédemment déposées.

Il peut arriver que des membres de l'organisation veuillent passer en revue les dernières minutes. Savoir où les procès-verbaux sont archivés!

Une mise en garde

À l’ère de la haute technologie, vous pouvez vous demander: ne serait-il pas plus simple d’enregistrer la réunion? Cela dépend des protocoles de l'organisation, mais probablement pas.

Assurez-vous de demander quelles sont les règles de l'organisation pour laquelle vous prenez des minutes. Rappelez-vous que les procès-verbaux rendent compte de ce qui a été fait lors de la réunion et non de ce qui a été dit lors de la réunion.

Le procès-verbal reflète les décisions et non les discussions. Malgré leur nom, «minutes», les minutes ne sont pas une transcription minute par minute.

Ligne de fond

Devenir un expert en procès-verbal requiert une oreille attentive, une volonté d'apprendre et une certaine pratique, mais en suivant ces conseils, vous deviendrez bientôt compétents.

Crédit photo en vedette: Unsplash via unsplash.com

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