Comment effectuer une tâche de la manière la plus efficace en temps


Ce n’est pas que vous: nous sommes tous plus occupés qu’avant.

Que vous soyez une mère au travail, un étudiant ou un propriétaire de petite entreprise, la gestion de votre temps peut être difficile. Entre les cours, les réunions, les rendez-vous chez le médecin et les activités parascolaires pour enfants, comment trouve-t-on du temps pour faire de l’exercice ou, amusez-vous, pour vous amuser?

Nous avons tous 24 heures sur 24. Alors, comment certaines personnes semblent-elles s’acquitter de leurs tâches pendant que le reste d’entre nous s’effondrent? Ils ont appris à être à la fois rentable et efficace.

Qu'est-ce que cela signifie d'être efficace en termes de temps?

Le dictionnaire Merriam-Webster définit «efficace» comme «capable de produire des résultats souhaités avec peu ou pas de perte de temps (ni de temps ni de matériel)». Mais que signifie réellement être efficace dans la façon dont vous passez vos journées?

Pour moi, «efficacité» signifie négocier la situation de chaque jour tout en veillant à ce que je dispose de suffisamment de temps pour les activités non négociables telles que le sommeil et les soins personnels. Cette nuance est particulièrement importante pour les professionnels qui travaillent. L’efficacité ne signifie pas toujours s’asseoir à un bureau le matin, rédiger une liste de tâches à faire et quitter le bureau à 17 heures. L'efficacité signifie faire de son mieux en dépit de facteurs internes et externes, tout en laissant suffisamment de temps pour prendre soin de soi.

Je commence mes journées de travail en écrivant mes livrables. Inévitablement, cependant, je me trouve impliqué dans une réunion inattendue ou un appel des investisseurs. Oui, je pourrais rester debout toute la nuit à faire le travail pour respecter mes délais – mais si je le faisais, je serais trop fatiguée le lendemain pour pouvoir faire quoi que ce soit. C’est efficace sans être efficace (nous en reparlerons plus tard). Pour être efficace, je pourrais diviser le travail avec un collègue ou terminer la moitié de la tâche et demander une prolongation.

Lorsque vous conciliez travail, parentalité et vie sociale, vous devez continuellement optimiser vos journées et vous tenir pour responsable. Mais bien sûr, vous devez également être efficace.

Efficace ou efficace: quelle est la différence?

La ligne de démarcation entre ce que signifie être efficace et efficient Commençons par la définition du dictionnaire: "Efficace" signifie "produire un effet déterminé, décisif ou souhaité".

Mettre tout simplement, être efficace, c'est atteindre un résultat spécifique; être efficace signifie atteindre ce résultat sans perdre de temps ni d'effort. En théorie, il faut être efficace pour être efficace, mais ce n’est pas toujours le cas.

Regardez les choses de cette façon: vous avez une tâche à accomplir qui devrait vous prendre une heure. Mais entre les distractions comme Internet et les discussions au bureau, cette tâche vous prend environ quatre heures. Vous avez atteint votre objectif final, mais vous ne l’avez pas fait de manière aussi efficace.

Si vous y réfléchissez, nous sommes tous «efficaces» d’une manière ou d’une autre. Si vous avez un emploi qui garde un toit au-dessus de votre tête et de la nourriture sur votre table, cela signifie que vous êtes suffisamment efficace au travail pour recevoir un salaire mensuel. Mais votre salaire ne reflète probablement pas le temps que vous passez sur les médias sociaux à chaque période de paie.

Les entrepreneurs et les pigistes font exception. Pour gagner plus d'argent, les personnes qui possèdent une entreprise doivent non seulement être efficaces, mais également efficaces. Alors, comment font-ils?

6 façons d'être à la fois efficace et performant

L'efficacité est un sous-produit de l'efficacité. Même s’il est prudent de dire que la plupart des entrepreneurs sont efficaces, c’est une compétence qui demande de la pratique.

Même si vous n’essayez pas de gérer une entreprise rentable, vous pouvez toujours en bénéficier comme le font les chefs d’entreprise prospères:

1. Fixer des objectifs mesurables

Bien que chaque entrepreneur ait sa propre méthode, des experts en productivité suggèrent de définir des objectifs SMART. Des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et dépendant du temps favorisent à la fois l'efficacité et l'efficience – non seulement ils peuvent être atteints de manière réaliste, mais les progrès accomplis dans ce sens peuvent être vérifiés quantitativement.

Supposons que vous souhaitiez gagner 100 000 dollars par trimestre. Vous pouvez définir des jalons hebdomadaires de 8 000 $, ce qui rend l’objectif plus facile à gérer et vous donne une marge de manœuvre au cas où vous seriez en deçà d’une semaine.

Fixer des objectifs vous aide à être efficace car cela concentre votre énergie sur ce que vous voulez. Cela, à son tour, améliore votre capacité à atteindre ces objectifs. Et si vous êtes un leader, vous donnez l'exemple à vos employés pour qu'ils puissent en faire plus.

2. Communiquez selon vos conditions

Qu'il s'agisse de la planification des repas ou du développement de produits, la plupart des projets prennent une équipe. Mais cela ne signifie pas que vous devez actualiser votre courrier électronique toutes les cinq minutes pour les mises à jour. Les professionnels qui travaillent perdent en moyenne 21 minutes par jour à simplement vérifier leur boîte de réception. Sur quatre semaines de travail, cela représente près de 7 heures par mois.

Les entrepreneurs, en particulier, doivent faire attention à la messagerie électronique. Les messages des investisseurs peuvent par exemple mériter une réponse rapide. Est-ce que la vitesse à laquelle vous lisez le courrier de bienvenue des employés sur lequel vous avez été copié importe vraiment? Si un employé a besoin de quelque chose immédiatement, demandez-lui de vous appeler ou de passer directement à votre bureau. Consacrez une à deux heures par semaine à parcourir votre boîte de réception pour vous assurer de ne rien manquer du domaine crucial.

3. Défaut de confiance

Même si vous ne travaillez pas en équipe, vous dépendez toujours des autres. Lorsque ma femme et moi-même avons ajouté une buanderie à l'étage supérieur de notre maison, je devais avoir la certitude que les entrepreneurs que j'avais embauchés pour faire leur travail. Je devais faire confiance à ma femme pour répondre à toutes ces questions «Où le veux-tu?» Qui se posaient inévitablement. Si je n’avais pas fait confiance par défaut, j’aurais ralenti et même peut-être même complètement abandonné le projet.

Apprenez à faire confiance aux autres de la même manière que vous le feriez avec votre partenaire amoureux. Soyez clair sur vos intentions. Assurez-vous que vos actions correspondent à vos paroles et supposez que les autres en font de même.

Soyez sincère dans votre façon de communiquer. Plus important encore, acceptez que les autres soient leur propre peuple. Tout le monde ne travaille pas ou ne communique pas de la même manière, et c’est bien. Cela ne signifie pas qu’ils vous échouent ou tentent de saper vos efforts.

4. Prenez des pauses régulières

Plus vous passez de temps sur un projet, plus vite vous l'accomplissez, n'est-ce pas? Pas nécessaire.

La recherche suggère que les travailleurs les plus productifs prennent réellement le plus de pauses. Une étude du groupe Draugiem a montré que le rythme de travail idéal est en réalité de 52 minutes, suivi d'une pause de 17 minutes. Bien que l’étude ne se soit pas penchée sur d’autres types de travail, c’est un pari raisonnable qui favorise l’efficacité à tous les niveaux.

Réglez une minuterie pour vous rappeler une fois par heure de faire une pause. Si des intervalles plus courts conviennent mieux à votre tâche, essayez la méthode Pomodoro. Travaillez 25 minutes, puis faites autre chose pour les cinq suivantes. Non seulement vous en ferez plus, mais vous serez moins stressé pour démarrer.

5. Utilisez vos ressources

Il n'y a pas si longtemps, j'ai dû abattre des arbres dans ma cour pour protéger ma maison. J'aurais pu sortir la scie à archet et passer l'heure suivante à me faufiler lentement dans le coffre, mais je ne l'ai pas fait. Pourquoi pas? Parce que j'avais une tronçonneuse dans le garage. Une fois que j'ai tiré le feu, le travail de l'arbre a pris environ dix minutes.

Adoptez la même approche au travail. Si vous devez transférer des informations entre plusieurs fenêtres de navigateur sur votre ordinateur, vous pouvez constamment cliquer entre plusieurs onglets. Vous pouvez également connecter le moniteur de réserve installé dans une mémoire, ce qui vous permettrait de travailler plus rapidement et de faire moins d'erreurs.

6. Savoir quand dire «non»

Les petits projets ont la mauvaise habitude de se transformer en ballon. Si vous ne faites que tondre votre cour, tenez-vous-en à cela. Ne vous dites pas (ni que personne ne vous dise) que vous devez également tailler les arbustes et arracher les mauvaises herbes. Faites ce que vous voulez et passez à autre chose. C’est efficace et efficace.

Et si c’est un projet de travail? Vous ne pourrez peut-être pas dire «non» directement à votre patron, mais vous pourrez suggérer des alternatives. Si vous pensez qu'une tâche est une perte de temps, lancez une idée différente. Si vous n'avez vraiment pas le temps sur votre calendrier, demandez-lui de vous aider à hiérarchiser votre liste de projets. Faites-le bien et votre patron peut vous remercier d'avoir fait gagner du temps à votre entreprise.

Avoir une compréhension complète de la gestion du temps est essentiel pour savoir quand dire «non» et quand quelque chose pourrait avoir un sens pour un investissement en temps.

Ligne de fond

La planification est la clé. Que vous soyez un entrepreneur comme moi ou un père au foyer, vous avez un travail à faire. Le travail lui-même peut différer, mais ce n’est pas l’utilité d’être efficace. Si vous voulez réussir – et que vous avez le temps pour vous-même – réfléchissez avant de passer à autre chose.

Mieux vaut travailler sagement que de travailler dur. Apprendre à faire confiance aux autres est plus important que le résultat final qui ressemble exactement à ce que vous aviez en tête. L'efficience et l'efficacité peuvent différer selon les définitions, mais elles se résument en deux choses: avoir un plan et pivoter au besoin.

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Crédit photo en vedette: Alex Presa via unsplash.com

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